ITIL danışmanları farklı sektörlerdeki birçok firmaya ITIL süreçlerini hayata geçirmeleri konusunda danışmanlık vermektedir. Birçok farklı ITSM danışmanı ITIL Foundation eğitimlerinin yanında Servis Katalog oluşturulması, Teknik Destekte Uzmanlık eğitimleri ile ITIL Best Practise çözümlerinin uygulanması konusunda çeşitli danışmanlık görevlerini üstlenmektedir. Bunlarla beraber ITIL implementasyonu yapılması sırasında ITIL danışmanlarıyla IT yöneticilerinin dikkat edilmesi gereken teknik olmayan birçok konu başlığı bulunmaktadır.
Bu yazımızda ITIL implementasyonları sırasında bilişim yöneticilerinin bilmeleri, hatırlamaları gereken 10 maddeyi açıklayacağız. Sektörde birçok ITIL implementasyon projesi başarısızlıkla sonuçlanmış, bunun sonucunda verilen hizmetlerin kalitesini artırarak maliyetlerini düşürmek adına çıkılan yollar başarısız şekilde sonuçlanmıştır.
ITSM danışmanları sektördeki tecrübelerini ITIL implementasyonlarını en uygun şekilde yapmak üzere kullanmaktadırlar. Burada açıklayacağımız maddeler ITSM danışmanlarıyla beraber IT yöneticilerinin ITIL süreçlerinin implementasyonu konusunda dikkat etmeleri gereken kılavuzlar olarak değerlendirilebilir.
1- ITIL Implementasyonu formal bir proje şeklinde yönetilmelidir.
Başarılı sonuçlar almak için öncelikle ITIL implementasyonu için detaylı ve iyi planlanmış bir proje oluşturulmalıdır. Birbirinden bağımsız ufak değişiklikler yerine kapsamlı bir proje olarak değerlendirmek projenin başarılı şekilde sonuçlanması için önemlidir. Bu konuda aşağıdaki başlıkların değerlendirilmesi tavsiye edilmektedir:
2- ITIL Implementasyonu para ve zaman kaynaklarını tüketir.
Başarılı bir şekilde ITIL Service Desk fonksiyonunun ve ihtiyacınız olan süreçlerin implementasyonu için birkaç hafta veya ay kesinlikle yeterli olmayacaktır. Tüm ihtiyaçlarınızın ITIL standartlarında karşılanması için yıllar gerekebilir. Bu konuda aşağıdaki değerlendirmeleri göz önünde bulundurun:
3- ITIL Foundation ve ileri seviyeler hakkında eğitim öğretim ihtiyacı doğacaktır.
ITIL Foundation eğitimi tüm personel ile key user rolündeki çalışanların aynı dili konuşması için önemli olacaktır. Bu nedenle etkili, verimli, zengin içerikli eğitim planlaması yapılmalıdır.
4- ITIL süreçlerinin dışında birçok konuda değişim yaşanacaktır.
ITIL implementasyonu yalnızca ITIL süreçlerinin geliştirilip uygulanması değildir. Kurum içerisindeki birçok alanda geniş kapsamlı değişim yaşanabilir. Bunlardan bazıları şu şekilde sıralanabilir:
5- Güçlü bir iletişim planı oluşturulması gerekecektir
Başarılı sonuçlar elde etmek için güçlü bir iletişim stratejisi oluşturulmalıdır.
6- Yönetimin bağlılığı ve kararlılığı en büyük destekçisi olmalıdır
Her şey tepede başlar. Üst yönetimin devamlı olarak gözle görülür şekilde projeye bağlılık göstermesi gerekmektedir. Bunun için aşağıdaki maddeleri göz önünde bulundurabilirsiniz
7- Şirket kültüründe de değişim yaşanacaktır
Geniş çaplı değişimi yönetmek kültürel konuları doğru şekilde tanımlayabilmeya bağlıdır.
8- Değişime karşı bir direnç oluşacaktır
Kesinlikle hazır olmalısınız. Değişime karşı direnç ne yazık ki kaçınılmazdır; herkes bunu belli derecede tecrübe etmiştir. Liderler şirketi ileriye taşımak için bu değişim yönünü hızlı bir şekilde dirençten, inkardan kabule doğru çevirmelidirler.
9- Herkesin katılımı gereklidir
Değişime direnç probleminin üstesinden gelmek için çalışanların ve ekibinizin katılımı önemlidir.
10- ITIL Implementasyonu müşterilerinize değer katar
Bilişim sektöründeki en iyi uygulamaların şirketinize, ekibinize veya birimine uygulanması aşağıdaki faydaları sağlayacaktır:
ITIL implementasyonu sırasında ciddi derecede bağlıklık, kararlılık, dirence yanıt gerekmektedir. ITIL'ın olduğu gibi uygulanmasından ziyade kılavuz olarak kullanılması gerekmektedir. Bilişim konusunda birçok farklı faz, süreç, fonksiyon ile beraber rolleri içeren bu kütüphaneden yalnızda ihtiyacınız olan bilgileri uygulamanız yeterli olacaktır. ITIL implementasyonu sonrasında ekiplerin verimlilikleri arttığı gibi çalışanların hizmet kalitesi yükselecektir. ITIL implementasyonu konusunda danışmanlık almak için eğitim, danışmanlık, dışkaynak yetenekleri kuvvetli ekiplerle çalışmak implementasyonu başarılı şekilde sonuçlandırmak için alınabilecek önemli kararlardan biridir. ITIL implementasyonu bir zorunluluk değil bir gereksinimdir. İhtiyaçlarınızı doğru şekilde tanımlayarak şirketinize uygun implementasyonu başlatabilirsiniz.
BT Hizmet Yönetimi
Ebubekir SEZER